Excel笔记

一、Excel入门

每一个格叫做储存格，左上角有储存格的坐标。如A1

快捷键：

• Enter：向下方格移动
• Shift+Enter：向上方格移动
• Tab：向右方格移动
• Shift+Tab：向左方格移动
• 方向键：上下左右

放大储存格：

​ 单击选择储存格，拖动左侧栏调整高度，上方栏调整宽度即可

小技巧：在上方栏宽处，鼠标移动到（如AB）两个栏宽中间，双击即可自动调整（A栏）的宽度

标题居中

鼠标选中多个储存格，然后点击如下按钮，即可让标题自动居中并合并单元格

单元格样式

鼠标选中多个储存格，选择单元格样式，对应调整即可

单元格相同宽度

小技巧：在ABC框上拖动鼠标，选择要统一的宽度栏，鼠标在任意一个栏位中间拖动宽度，其他宽度自动改变(列高的操作同上)

自动填充编号

如我们输入编号的时候后排序是数字从小到大或偶数顺序的排序，只需把选中需要判断的表格，然后鼠标移动到储存格的右下角，向下方拖动即可自动输入

日期格式

当我们输入日期格式的时候最好按照Excel的标准格式输入。

如 2020/1/1。当我们需要更改格式时，可以点击右键，选择Excel填充好的相应格式

注意：如果切换格式后，字符变成警号#，只需要在上方调整栏宽处双击左键，自动调整栏宽即可正常显示

小技巧：

1. Ctrl+: 即可自动输入今天的日期
2. 鼠标移动到储存格的右下角，自动填充日期

下拉列表选择

当我们在列中已经输入好一些名称时，如

• 香蕉
• 柠檬
• 橘子

想要复用一些名称，可以使用快捷键：Alt+↓，或者右键点击从下拉列表中选择

将会弹出已录入内容，从中选择进行复用

计算公式

当我们需要计算价格时，可以借助Excel的公式来进行计算，而不是再用计算器一一计算

正常我们计算方式是：1+1=2，而Excel的计算方式是等号在前面。如2=1+1

步骤：

1. 在需要计算的位置输入等号=
2. 鼠标单击要计算的位置，如C3
3. 输入运算符，如乘*
4. 单击选择另一个需计算的字符，如D3
5. 单击Enter，即可完成运算

也可以选择手动输入，如=C3*D3，按回车键即可

小技巧：当我们需要批量计算时，只需要计算好一个，如自动填充操作一般，移动到右下角鼠标变成➕，向下拉动，所有需要计算的值都可自动运算。（而且Excel特别聪明，不会只计算C3*D3，再向下计算的时候会自动替换成C4*D4，也就是当前行的对应数值）

统一改变格式

这个很简单，选择需要更改的格式，点击如图片位置，更改格式即可。

如果需要复制当前格式，还可以使用格式刷功能，一键把当前格式复制到其他列中

二、表格设计&自动加总函数

打印展示网格线

方式一：

在左上角选择打印预览，如果没有可以在自定义快速访问工具栏中选中

在预览中，我们可以看到设计好的表格是没有网格线的，我们可以在页面布局中，找到网格线>打印按钮进行选中

但这样的缺点也很明显，线条不能定制，外部是实线，内部是虚线

方式二：

我们可以自定义网格线

在开始选项卡，选择绘制边框网格，进行自定义网格线

1. 选择线条颜色和线形，则发现鼠标变成画笔形状，即可沿线描边，进行绘制
2. 如果一条条绘制麻烦，还可以选择绘制边框，即可多边框绘制

擦除线条：

当绘制完成后，鼠标还处于画笔状态时，可以按住Shift来进行擦除操作

退出画笔：

按Esc键退出画笔工具

插入背景

在页面布局中，找到背景进行选择插入，但插入后，所有背景都被填充，表格变得不清楚

我们可以选中表格，在开始选项卡中，选择油漆桶进行填充

优化：我们可以Excel侧栏点击右键，然后选择插入，即可插入多的行或列，来让表格不那么拥挤

隐藏表格线：

最后我们可以把表格的线隐藏起来，让表格更加美观

找到页面布局，在网格线处，取消查看对号

自动加总函数

当我们表格编写完成后，可能需要一个合计金额，而之前学过的=x+y+z+..又太麻烦。这里就需要用到函数了

1. 选中要填入的储存格
2. 在开始选项卡中找到Σ按钮
3. 框选需要计算的区域即可（也可以按住Ctrl进行多选或单选）
4. 按Enter键进行确定计算
5. 除了进行求和还可以进行平均值/计数/最大值/最小值等操作

注意：自动计算的时候有可能会选择多个区域，尽量自己手动选择区域

小技巧：可以按快捷键Alt+=自动进行求和运算

三、冻结窗格&拆分视窗

冻结窗格

在我们向下滚动过程中，有可能因为数据太多，忘记当前行对应的是什么规格。

这时我们选择冻结窗格，来进行上下滚动

1. 选择要冻结的下面一栏
2. 在视图中找到冻结窗格，点击冻结窗格即可
3. 取消操作同上

拆分视窗

当我们需要对比两行数据时，可以选择分割视窗操作

1. 选中一行单元格
2. 在视图中找到拆分按钮，点击即可
3. 此时两个视窗都可以进行滑动，分割线也可以进行拖动

取消拆分:

再次点击拆分按钮即可。

或者直接把拆分线拖动到最上方，也可以取消拆分

四、资料排序

排序

1. 找到需要排序的列，选中任意一单元格
2. 在开始中找到排序和筛选，选择升序或降序进行排列即可（字符和数字都按照循序排序，汉字排序则按照笔画）
3. 表格则自动按照当前单元格的列，进行统一排序

注意：

框选的时候只需要框选一个储存格，选择多个储存格进行排序时，只对当前选中的单元格进行排序，但对应列的单元格并没有进行排序，这样容易造成数据混乱，请谨慎或测试后再进行操作！

自定义排序

当我们需要进行多个条件的排序时，可以选择自定义排序。操作同排序相同

1. 选中任意一单元格
2. 在开始中找到排序和筛选，选择自定义排序

筛选条件：

我们可以添加多个条件进行筛选，

如我们想要在类别作为第一排序，数量作为第二排序（人话：相同类别中，按照数量的大小进行排序）

只需要在添加筛选条件时，类别作为第一个筛选条件，数量作为第二个筛选条件即可

自定义序列

当我们想让序列不按照大小，也不按照笔画，想让按照我们要求的顺序进行排序时，可以使用自定义序列

五、资料筛选

排序是指表格按照指定的顺序排序、

筛选则是指表格按照指定的条件进行筛选。

1. 选择任意单元格，在开始菜单栏中点击排序和筛选
2. 选择筛选功能
3. 可以看到表头区域增加了筛选按钮（如果没有在表头看到筛选，或其不该出现的地方看到，可以自行选中区域，再点击筛选按钮）

在文字区域

• 可以看到文字筛选和排序方式

在数字区域

• 可以看到数量筛选和排序方式

在日期区域

• 可以看到日期筛选和排序方式

注意：

这里在筛选条件时，会看到与和或两个字段

• 与就是要同时满足这些条件
• 或就是二者取其一

小技巧：

我们还可以给单元格填充背景，在排序中便多出一项颜色排序和颜色筛选

颜色筛选我们也可以进行自定义操作，同上面讲的自定义序列

六、美化表格&交叉分析筛选器

格式化表格

1. 选中表格中任意单元格
2. 在开始选项卡中点击套用表格格式
3. 挑选对应的样式，点击确定即可

注意：如果发现只填充表格线没有填充内容的话，请在开始中填充背景色为无填充

4. 确定后，上方选项卡便出现了设计选项卡

4. 如果我们不喜欢条纹格，可以取消勾选镶边行或者镶边列

更改配色

我们选择好样式后，但觉得配色没有自己想要的，可以在页面布局中，

找到颜色选项进行更改配色

新增表格中行

在表格的右下角储存格，按Tab键，即可自动增加一行

这里还可以配合Alt+↓，也就是上面我们讲过的下拉列表选择，选择已经录入的内容

交叉分析筛选器

当我们需要多个筛选条件时，可以使用交叉分析筛选器

1. 选择一个储存格，按Ctrl+T，将表格套用表格格式
2. 在设计选项卡中，找到插入切片器
3. 勾选需要分析的类别，点击确定即可

出现分析器之后，我们可以用鼠标拖动位置

清除筛选条件：在分析器右上角点击清除筛选器即可

关闭筛选器：选中筛选器，按Delete进行删除

退出表格样式：

1. 在设计选项卡中找到表格样式并展开
2. 在最下方点击清除
3. 然后回到设计选项卡，点击转换为区域。
4. 会询问是否转换为普通区域，点击是即可

七、设定格式化表格条件

设定格式条件

在班级中，有可能我们需要标注出成绩为100分的同学，但筛选功能只会把100分的同学展示，而其他同学则被隐藏起来，这并不是我们想要的，这里我们就需要用到设定格式化表格条件了

1. 选中当前列，然后再开始中点击条件格式
2. 选择突出显示单元格规则，条件根据自己需要选择，这里我们先选择等于
3. 筛选条件我可以手动输入，也可以直接鼠标点击对应的单元格，再选择配色即可

管理格式条件规则

1. 选中当前列，然后再开始中点击条件格式
2. 点击最下方的管理规则，选择要编辑的规则，点击编辑规则
3. 把条件删除掉重新点选，也可以自己输入条件，如第C行第3列，输入=$C$3即可
4. 字体背景等可以在格式中配置

删除格式条件规则

1. 选中当前列，然后再开始中点击条件格式
2. 点击最下方的管理规则，选择要编辑的规则，点击删除规则即可

最前/后规则设置

除了筛选条件，还可以设置最前10条或最后10条等

1. 选中当前列，然后再开始中点击条件格式
2. 点击最前/最后规则，选择前10项目
3. 如果只需要前10条直接点击确定即可，如果需要改变成前5条直接输入5点击确定

数据条规则

直接看图片示例，需要用到再使用

数据条规则可以根据数值的大小来设定柱状图

1. 选中当前列，然后再开始中点击条件格式
2. 选择数据条，然后自行选择样式即可

色阶规则

直接看图片示例，需要用到再使用

红色值最低<绿色值最大。一直按照色阶（彩虹）的方式排序

1. 选中当前列，然后再开始中点击条件格式
2. 选择色阶，然后自行选择样式即可

如果想改变色阶的顺序，可以在条件格式中点击管理规则，点击编辑规则即可进行设定最大值和最小值的颜色

图标集规则

直接看图片示例，需要用到再使用

根据值得大小来进行设定相应图标

1. 选中当前列，然后再开始中点击条件格式
2. 选择图标集，然后自行选择样式即可

编辑图标集规则同上，点击管理规则，点击编辑规则即可进行数值设定，来展示对应图标

清除规则

1. 选中当前列，然后再开始中点击条件格式
2. 选择清除规则，然后选择清除所选单元格的规则或清除整个工作表的规则

八、8.工作表设定&多个工作表合并汇算

首先来一张图片，我们要先知道什么是工作表

当我们正常工作中，有时不会只打开一个表格，有可能是多张表格，但都是一个项目时，就可以用到工作表。位置如下图

重命名工作表

在工作表位置双击鼠标左键，即可编辑工作表名

新增工作表

工作表右边的➕按钮，点击即可新增

复制工作表

按住Ctrl键，鼠标单击要复制的工作表，向右拖动即可

复制工作表到其他文件

背景：此时你已经打开了两个Excel文件。

1. 在工作表单击右键，选择移动或复制
2. 选择要复制的Excel文件名
3. 勾选建立副本，点击确定即可
4. 则会发现在新的Excel文件中新增了一个复制过去的工作表

删除工作表

在工作表上点击右键，选择删除即可

统一编辑工作表

进入统一编辑：

按住Ctrl键，选择多个工作表，然后再进行样式设定，最后发现所有选中的工作表都被设定了样式

退出统一编辑：

在工作表上右键，点击取消组合工作表即可

合并计算

有时我们需要讲多张表格进行数据的整合计算，这时我们就用到了合并计算功能。

1. 首先把工作表都复制到一个Excel文件内，这里查看上面讲的 复制工作表到其他文件
2. 新增一个空白的工作表，用来接收所有工作表汇总计算
3. 在数据选项卡中，找到并点击合并计算按钮（注意：这里要在新增的工作表中点击合并计算按钮）

在合并计算弹窗中

1. 函数选项中默认是求和功能，我们还可以选择计数/平均值/乘积等，根据自己的需求进行选择
2. 点击引用位置，选择一个工作表，选中全部表格。
3. 表格中最左侧和最顶层，如果是标题栏而非数据，可以勾选上首行和首列，可以让Excel计算更加精准些。然后点击添加按钮
4. 重复2，3步骤，把所有工作表添加进去。最后点击确认按钮，即在新工作表新增汇总计算表格

提示：

如果需要对比两个或多个工作表，点击确认之前，勾选创建指向源数据的链接，即可创建好汇总表格后，点击➕对比。

想要退出对比的话，在数据选项卡中点击取消组合即可

九、图表制作（上）

插入图表

当需要一个柱状图/饼状图来展示对应数据时，就需要用到图表功能

1. 选中所有表格
2. 在插入选项卡中，点击对应的图表图标，即可插入一个图表

移动图表

当我们想要图表在一个新的工作表中展示时，可以进行如下操作

1. 点击图表，在设计选项卡中，点击移动图表，即可进行图表移动
2. 移动到新工作表或选择已存在的工作表，点击确认即可

编辑图表及增加元素

编辑图表：

我们只需要鼠标移入需要编辑的位置双击即可

双击后右侧会出现一个设计图表标题格式弹窗，我们可以在里面设计填充样式和字体的对齐和方向等

（如没有出现，可以在文字处点击右键，选择设置坐标轴标题格式）

增加元素：

1. 点击图表，在设计选项卡中找到添加图表元素
2. 鼠标移入图表会自动变化，这里就不一一进行演示

注意：这里有个坑就是在添加纵坐标轴标题时，文字方向不对，应该双击文字进行调整

扩充图表

当我们新增表格内容后，想要图表也进行新增，可以进行如下操作

更改图表类型

当我们想要更改图表类型，如从柱状图改为饼状图时，可以如下操作

1. 点击图表，在设计选项卡中找到更改图表类型
2. 点击选择自己要更改的图表类型即可

图表筛选

1. 点击图表的筛选按钮，如图片所示
2. 选择好条件后点击应用即可

切换图表依据

当前按照商品的类型作为依据来进行排序，如果想要以月份进行排序

可以在设计页面中找到切换行/列，点击即可切换排序依据

十、图表制作（下）

图表格式设计

我们可以为坐标轴增加刻度线和调整最大最小边界和单位

1. 在Y坐标轴处双击，或选中Y坐标轴后，点击右键，选择设置坐标轴格式
2. 在右边的弹窗中，点击柱状图图标，进行坐标轴调整（可看如下动态示例图）
3. 输入好数值后按Enter，进行图表预览

切换柱状图图片

当我们的希望柱状图按照我们自己的图片类型进行展示时，可以替换柱状图为图片

1. 鼠标选中所有柱状图竖杠，右键点击设计数据系列格式
2. 在填充中选择图片或纹理填充
3. 在图片源处插入图片即可

注意：如果图片失真，可以尝试切换图片展示类型，默认是伸展，还可以切换层叠/层叠并缩放

饼状图对比

当我们需要对比两个月份的数据，并向使用饼状图时，可以进行如下操作

1. 按住Ctrl进行表格的框选
2. 在插入选项卡中插入饼状图
3. （此时不要进行其他操作，否则插入多个饼状图失败）重复1，2步骤操作
4. 点击对应饼状图，在设计选项卡中点击添加图表元素
5. 在数据标签选项中，选择数据标注
6. 重复5，6步操作，为每个饼状图添加数据标注（这里并不能选中多个饼状图统一添加）

抽离饼状图块

1. 我们还可以把饼状图的一个小块抽离出来，双击饼状图，再次单击饼状图块，即选中了对应图块
2. 鼠标向外拖动，即可让饼状图某块单独抽离出来，让数据更加明显

折线图

插入步骤

1. 选中要展示表格
2. 在插入选项卡中，点击折线图图标，即可插入一个图表
3. 插入的图表没有文字显示，我们可以在图表的➕按钮，勾选数据标签，即可在每个折现处展示当前折点数值

迷你走势图

1. 选中要插入的位置，一般在数据右侧
2. 在插入选项卡中，找到迷你图中的折现点击
3. 选择要筛选的数据范围，点击确定即可
4. 也可以在设计选项卡中切换展示类型，如柱状图

注意：如果想清除迷你图，请在设计选项中，找到清除按钮，才可清除，一般的delete按钮并没有作用

雷达图

一般常用于游戏的对比，也可以进行成绩对比

组合图

在一组数据我们想要展示价格和数量的走势时，普通的柱状图并无法进行展示，这时我们就用到了组合图

十一、数据透视表

每当你面对庞大的数据，不知道该怎么进行分析时，不妨试试看数据透视表

1. 点击表格内的任意储存格
2. 在插入选项卡中，点击数据透视表，默认表格区域会帮我们全部选中，无需再次选择。并且会新建一个工作表进行对比
3. 这里默认设定即可，点击确定后，右侧会弹窗一个筛选框

记住：数据透视表就是一个拼积木游戏，数据透视表就是一个拼积木游戏，数据透视表就是一个拼积木游戏

重要的事情说三遍，我们再接着回来看筛选框的内容

排序和筛选

排序:只需要在需要排序的数值点击右键，选择排序即可

筛选：在我们添加好数据后，默认数据透视表表头默认会出现一个可筛选按钮

或者把字段拖动到筛选即可

值的操作

切换计算类型

把需要计算的值拖动进值框内之后，点击左键，选择值字段设置，即可切换值的求和/平均/计数等操作

切换值的类型

在值字段设置中，找到值的显示方式，选择总计的百分比，点击确定即可看到数值以总计的百分比显示

移除字段

只需要把框的字段拖动到面板外（也就是Excel表格内），即可自动移除

对比小技巧

在相应的单元格处鼠标双击类似金额等数字字段，可以查看该单元格，对应的行与列的数据分析

如，我点击了一个总计金额的单元格，行的表头对应着商品名，列的表头对应业务员，双击之后便会出现对应商品名和业务员姓名的所有数据

组合功能

当我们有两个队伍时，可以用组合功能，把相应人员划分到一个组中

1. 按住Ctrl选择相应的组员
2. 按右键点击组合。
3. 再把剩下的人员重复步骤1，2 都进行组合操作
4. 都组合完成后可以对组名进行更改，点击组名后在上方的输入框内输入想要的名字

取消组合：

在组名上点击右键，取消组合即可

除了人员，也可以组合日期等功能，这里就留一个小作业，可自行测试

时间表

我们如果想要查看对应日期内的数据，可以使用日程表的功能

1. 单击数据透视表 的任意单元格
2. 在分析选项卡中，找到插入日程表（在插入切片器旁边）
3. 勾选上日期或你表格中的时间单位，点击确定即可

这样我们就可以查看表格中具体时间内的数据

关闭时间表：选择日程表按Esc即可

数据分析图

既然有数据分析表，那么一定有数据分析图，可以让我们更加直观的看到数据

1. 单击数据透视表 的任意单元格
2. 在分析选项卡中，点击数据透视图
3. 选择你想要的图表形状，点击确定即可

此时我们再进行积木操作，也就是把相应的数据类型添加到对应框内，即可实时改变表格

数据更新

当我们的原始表内容进行更改时，数据透视表却不会自动发生刷新，需要我们手动进行更新操作

1. 更改完成原始表
2. 回到数据透视表，点击分析选项卡
3. 点击刷新即可

注意：新增数据的话，需要在分析中点击更改数据来源，进行重新框选表格操作

分析糖：

如果你觉得这样太麻烦，可以在创建数据透视表时，就把表格转换为动态表，也就是进行如下操作

1. 在原始表页面，开始选项卡中，点击套用表格格式
2. 选择主题后表格自动变成了动态表，这样数据就会实时更新，无需我们进行手动操作啦

十二、打印分页设定

在打印时，Excel不像word，很清除就能明白打印范围，如果Excel行过长，则表格在打印时会自动跳转到下一行

我们如何解决这种问题呢？

预览打印

首先我们进行预览打印

1. 在文件选项卡中找到打印，并预览表格的列是否有缺失，并翻到页尾检查
2. 如果发现页面中列表不全，或者列被移至页尾，则需要进行表格调整

分页设定

1. 在视图选项卡中，点击分页预览
2. 移动到尾部，查看分页数

3. 我们可以看到，在样例中分页数是4，而打印预览中，分页数是10。那么剩下的分页跑哪里去了呢？

   在分页预览的右侧，虚线边框内，如果放大查看，会返现其中隐藏着分页10。

4. 我们如果让页面统一呢，也非常简单，只需把虚线向边缘处外拉，分页就会自动统一了

5. 再次点击打印预览，查看页数一致即可

插入分页

当我们想要把页数按照自己的需求配置时，可以插入分页

1. 选中自己要插入分页的列
2. 在页面布局中，点击分隔符，点击插入分页即可
3. 如果插入错误，重复上述步骤，把插入分页换成删除分页即可

小提示：打印时不会打印表格线，可以按照我们之前课程中学过的方式设定表格线，也可以直接在页面布局中，找到网格线>打印按钮进行选中

为分页设定标题

打印预览时我们发现，只有第一页有标题，而其他也没有标题栏，我们可以进行如下操作

1. 在页面布局中找到打印标题
2. 点击后，再次点击顶端标题行，然后去选中标题列
3. 此时打印预览即发现，每页都有标题

调整表格宽高

在表格中，我们除了手动设置分隔符之外，还可以通过一个小技巧，调整所有的页数的宽高

1. 在页面布局中，找到宽度和高度
2. 宽度默认设置为一页，高度则可根据我们的需要，自动设定成我们想要的页数
3. 还可以通过缩放比例来缩放表格，但我们如果设定完成宽高后就无需再设置了缩放比例了

打印固定区域

如题，我们如果只想打印固定区域，可以如下操作

1. 选中我们要打印的区域
2. 在页面布局中，点击打印区域，然后点击设定打印区域即可

如果想取消框选，重复上述步骤，把设定打印区域改成取消打印区域即可

十三、页首、页尾设计&表格加水印

当我们设计好所有表格后，我们可以增加页首和页尾，做一些细节处理，让表格更加实用美观

进入布局模式

1. 在视图中，点击页面布局（默认情况下我们都是普通布局）
2. 此时你会发现表格出现了页眉和页脚
3. 我们可以对页眉和页脚进行设置，设置完成后所有页面则自动变我们设定好的格式

设计页眉

1. 点击页眉，我们会发现被分为三个区域，一般我们会在页眉设置表格的标题和logo
2. 点击页眉左上角，点击设计选项卡，点击图片进行插入
3. 插入后如果图片太大，我们点击页眉左上角，在设计选项卡中，点击设置图片格式
4. 在比例中调整比例大小即可
5. 中间区域输入我们表格的挑剔标题

设计页脚

1. 向下滚动，点击页脚
2. 在设计选项卡中，我们可以点击页码，页数根据自己的需求插入
3. 如插入页码后，我们发现格式如下&[页码]，点击表格框外后发现自动变成了当前页码
4. 我们可以进行自定义设置，如我想插入如类似格式第1页/共4页 设计如下=>第&[页码]页/共&[总页数]页
5. 页可以直接点击设计中的页脚按钮，从它的推荐中选择一条进行设计

注意： 页脚按钮中推荐的标签名，即工作表名。双击修改它即可修改推荐的名字

水印设置

水印首先要生成一张图片，然后增加到页首中，即可调整位置和效果后，即可形成水印

1. 在表格中新建一个工作表
2. 在插入中，点击文本，点击艺术字，选择样式后确定
3. 输入你要插入的水印内容，我们这里输入机密
4. 在开始中调整字体大小和文字类型，如宋体，大小80
5. 旋转艺术字
6. 由于Excel并不能直接保存图片，这里我们取一个折中的办法
7. 选择艺术字，右键复制，然后新建一个word文件，在word中右键复制为图片 （如果word中图片被剪裁可尝试调整文字大小）
8. 在word中右键图片，点击另存为图片
9. 切换为Excel，并切换回我们的工作表
10. 在视图中选择页面布局
11. 然后在页眉中间或其他空白位置插入图片，操作步骤：点击设计，点击图片，先择插入即可
12. 再次点击设置图片格式，点击图片选项卡，图像控制>颜色，选择冲蚀。如果图片不够大可以尝试放大图片
13. 设置完成后，如果想调整图片位置至居中，可以在页眉，点击Enter回车图片，直至居中即可